Mengelola faktur pajak masukan bukan hanya soal memastikan dokumen tersimpan dengan rapi. Ketika jumlah faktur mencapai puluhan hingga ratusan dokumen dalam satu masa pajak, pekerjaan administratif seperti membaca QR Code, memeriksa informasi, mencatat data, melakukan validasi, hingga menyiapkan data untuk kebutuhan berikutnya dapat menyita waktu tim pajak dan finance.

Di sinilah aplikasi scan barcode atau QR Code faktur pajak dapat membantu.

Dengan memanfaatkan QR Code yang terdapat pada e-Faktur, proses pemeriksaan dan pengelolaan data faktur dapat dilakukan dengan lebih praktis dibandingkan memasukkan informasi satu per satu secara manual. Direktorat Jenderal Pajak (DJP) sendiri menjelaskan bahwa e-Faktur dilengkapi QR Code sebagai pengaman yang dapat dipindai menggunakan smartphone atau perangkat yang mendukung. Informasi pada QR Code dapat digunakan untuk mencocokkan data faktur yang diterima.

Namun, sebelum membahas aplikasinya, ada satu pertanyaan yang lebih penting:

Mengapa proses scan faktur pajak dibutuhkan jika sudah ada sistem e-Faktur?

Mengapa Input Faktur Pajak Masih Menjadi Pekerjaan Administratif yang Berat?

Secara konsep, digitalisasi seharusnya membuat pengelolaan faktur lebih sederhana. Namun, digital bukan berarti semua proses diotomatisasikan.

Dalam pengelolaan faktur masukan dengan volume besar, tim masih dapat berhadapan dengan pekerjaan berulang:

• membuka dokumen faktur satu per satu
• mencari QR Code
• memeriksa informasi faktur
• memastikan data sesuai dengan dokumen
• mencatat atau memindahkan data
• menghindari duplikasi
• mengelompokkan faktur berdasarkan kebutuhan administrasi
• menyiapkan data untuk proses berikutnya

Masalahnya adalah ketika proses yang seharusnya dilakukan oleh sistem masih terlalu bergantung pada pekerjaan manual.

Semakin besar volume faktur, semakin besar pula waktu yang teralokasi untuk pekerjaan administratif yang repetitif.

DJP sendiri pernah menjelaskan bahwa sebelum mekanisme prepopulated tersedia, data Pajak Masukan dapat dimasukkan melalui beberapa cara, termasuk input manual, impor, atau aplikasi scanner e-Faktur.

Artinya, teknologi scanning bukan sekadar fitur tambahan. Dalam workflow tertentu, scanning dapat menjadi salah satu cara untuk mengurangi pekerjaan input berulang.

Apa Fungsi QR Code pada Faktur Pajak?

Menurut DJP, QR Code merupakan salah satu pengaman e-Faktur. Informasi yang terdapat di dalamnya dapat diperiksa menggunakan aplikasi pembaca QR Code. Jika informasi yang diperoleh berbeda dengan informasi pada cetakan e-Faktur, DJP menyatakan bahwa faktur tersebut tidak valid.

Karena itu, proses scan memiliki dua manfaat sekaligus:

1. Membaca informasi faktur

Data dari QR Code dapat digunakan untuk membantu memperoleh informasi transaksi tanpa harus mengetik ulang seluruh informasi.

2. Membantu proses verifikasi

Informasi dari QR Code dapat digunakan untuk mencocokkan data yang diterima dengan informasi pada e-Faktur.

Namun perlu dibedakan:

Scan QR Code membantu proses pemeriksaan dan pengelolaan data. Scan QR Code bukan pengganti proses approval atau mekanisme perpajakan yang ditetapkan DJP.

Ini penting agar penggunaan aplikasi scanner tidak disalahartikan sebagai pengganti sistem resmi DJP.

Dari Scan ke Workflow: Apa yang Sebenarnya Dibutuhkan Tim Pajak?

Aplikasi scan faktur pajak akan lebih berguna ketika scanning tidak berdiri sendiri.

Bayangkan workflow sederhana:

Scan → Validate → Manage → Export

Dengan alur seperti ini, aplikasi tidak hanya berfungsi sebagai “kamera QR Code”, tetapi menjadi alat bantu untuk mengelola kumpulan data faktur.

Itulah pendekatan yang digunakan oleh eFaktur Scanner dari Sentia.
eFaktur Scanner dirancang untuk membantu pengguna melakukan scan, validasi, pengelolaan, dan ekspor data e-Faktur dalam satu workflow. 

1. Scan QR Code, Kurangi Input Manual

Alih-alih mengetik informasi faktur satu per satu, pengguna dapat memindai QR Code pada dokumen e-Faktur menggunakan kamera perangkat.

Tujuannya sederhana : Mengurangi pekerjaan mengetik data yang sebenarnya sudah tersedia dalam dokumen.

Untuk tim yang menangani volume faktur tinggi, pengurangan satu langkah pada setiap dokumen dapat menjadi signifikan ketika dikalikan dengan ratusan faktur.

2. Validasi Data Lebih Terstruktur

Setelah data dibaca, proses berikutnya bukan sekadar menyimpan hasil scan.

Data perlu diperiksa dan dikelola agar tim dapat mengetahui informasi faktur yang sedang diproses.

eFaktur Scanner menyediakan workflow validasi untuk membantu pengguna memeriksa informasi e-Faktur secara lebih praktis dan terorganisir.

Hal ini relevan terutama ketika jumlah dokumen mulai bertambah.

Karena semakin banyak faktur yang masuk, semakin sulit mengandalkan ingatan atau pemeriksaan manual satu per satu.

3. Tidak Semua Pekerjaan Harus Berhenti Saat Offline

eFaktur Scanner mendukung online dan offline scanning pada aplikasi mobile. Pengguna dapat menyesuaikan proses scanning dengan kondisi pekerjaan di lapangan, kemudian melanjutkan pengelolaan data ketika koneksi tersedia.

Dari perspektif workflow, offline support berarti:

Koneksi internet tidak selalu menjadi bottleneck untuk memulai proses scanning.

Bagaimana Jika Faktur yang Diproses Ratusan?

Untuk volume besar, eFaktur Scanner menyediakan Web App yang memungkinkan pengguna mengunggah banyak dokumen e-Faktur sekaligus. Dengan begitu, pengguna tidak harus melakukan proses scanning individual untuk setiap dokumen ketika sumber datanya sudah tersedia dalam bentuk file.

Workflow-nya menjadi:

Banyak Dokumen → Upload Sekaligus → Validasi → Kelola → Export

Bagi tim yang mengelola ratusan faktur, kemampuan menangani batch seperti ini lebih relevan daripada sekadar memiliki fitur scanner.

Karena masalah sebenarnya ialah:

“Bagaimana cara mengelola ratusan data faktur tanpa menambah pekerjaan administratif yang tidak perlu?”

Multi-NPWP : Ketika Satu Tim Mengelola Banyak Entitas

Kompleksitas pengelolaan faktur tidak hanya berasal dari jumlah dokumen.

Pada perusahaan dengan beberapa entitas, tim dapat menangani data yang berkaitan dengan lebih dari satu NPWP.

Jika seluruh data dikelola tanpa struktur yang jelas, risiko kesalahan administratif dan pekerjaan rekonsiliasi dapat meningkat.

eFaktur Scanner menyediakan fitur untuk mengelola data NPWP dalam aplikasi, sehingga pengguna dapat menangani kebutuhan administrasi yang melibatkan banyak NPWP dalam workflow yang sama.

Dengan demikian, fokusnya bukan hanya scan lebih cepat, tetapi juga mengelola data dengan lebih terorganisir.

Cara Menggunakan eFaktur Scanner

Secara sederhana, penggunaan aplikasi dapat dibagi menjadi beberapa tahap.

Tahap 1 — Scan atau Upload

Untuk dokumen yang tersedia secara fisik, pengguna dapat memindai QR Code menggunakan aplikasi mobile.

Untuk volume dokumen yang besar, pengguna dapat memanfaatkan Web App untuk mengunggah beberapa dokumen sekaligus.

Tahap 2 — Review dan Validasi

Periksa informasi e-Faktur yang berhasil dibaca oleh sistem.

Pada tahap ini, pengguna dapat melakukan pengecekan terhadap data sebelum melanjutkan proses administrasi berikutnya.

Tahap 3 — Kelola Data

Data faktur yang telah diproses dapat dikelola berdasarkan kebutuhan pekerjaan dan NPWP yang digunakan.

Tahap 4 — Export

Setelah data siap, pengguna dapat mengekspor hasil pengelolaan untuk kebutuhan dokumentasi dan administrasi berikutnya. eFaktur Scanner saat ini mencantumkan fitur export invoice/data pada deskripsi aplikasinya.

Siapa yang Paling Membutuhkan Aplikasi Scan Faktur Pajak?

eFaktur Scanner dapat relevan bagi tim yang berhadapan dengan volume dokumen e-Faktur yang tinggi dan pekerjaan pemeriksaan berulang, seperti:

Finance & Accounting

Untuk membantu mengurangi pekerjaan administratif ketika memproses dokumen dalam jumlah besar.

Tax Administration

Untuk membantu proses scanning dan pengelolaan data e-Faktur secara lebih terstruktur.

Operations & Administration

Untuk kebutuhan pengelolaan dokumen faktur yang membutuhkan proses berulang.

Perusahaan Multi-Entitas

Terutama perusahaan yang perlu mengelola data untuk beberapa NPWP.

Apakah Aplikasi Scan Faktur Pajak Menggantikan e-Faktur DJP?

Tidak.

eFaktur Scanner merupakan aplikasi pendukung untuk membantu proses scan, validasi, pengelolaan, dan ekspor data e-Faktur. Aplikasi ini bukan pengganti sistem perpajakan resmi DJP.

DJP tetap memiliki mekanisme dan sistem resmi untuk pembuatan, pengunggahan, serta persetujuan e-Faktur. Dalam ketentuan DJP, e-Faktur yang diunggah dan memperoleh persetujuan DJP merupakan Faktur Pajak yang dibuat oleh PKP.

Jadi, posisi aplikasi scanner lebih tepat dipahami sebagai:

alat untuk menyederhanakan pekerjaan administratif di sekitar pengelolaan data e-Faktur.